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Pedro A. Muro Castillo

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Premio al Networker mas reconocido de la Comunidad Valenciana 2011

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PDCA y las normas ISO

P (Plan) D (Do) C (Check) A (Act)

El ciclo o ciclo de Deming, en español PHVA (Planificar / Hacer / Verificar / Actuar), es un modelo de gestión aplicable a todos los campos no sólo de la empresa, sino de cualquier situación en general.

Hemos comentado en otros artículos que gestión es igual a mejora, por lo tanto el ciclo PDCA es un modelo de gestión de mejora.

En el campo de la gestión empresarial aplicamos el ciclo PDCA en dos vertientes, por una parte para la gestión de objetivos, o lo que es lo mismo, para la gestión de los procesos (recordemos que todo proceso tiene un objetivo que cumplir; un proceso sin objetivo no tiene sentido); y por otra parte para la resolución de problemas.

En ambos casos la metodología para aplicar el ciclo PDCA es idéntica.

El ciclo PDCA se compone de 4 pasos:

PLANIFICAR

Si bien los cuatro pasos son igual de importante, el éxito de todos ellos va a depender en gran de la planificación previa que realicemos. Creo que es fundamental dedicarle todo el tiempo necesario a planificar, pero sin caer en el error de “sólo planificar”. No hay que perder nunca de vista que la meta es logra el objetivo y eso sólo se consigue “haciendo” y “finalizando”.

Podemos decir que en el el paso “planificar” se relaciona la eficacia.

Buenos, ¿y qué es lo que vamos a planificar?

En esencia los recursos y controles necesarios para lograr el objetivo, y algún otro aspecto que detallamos a continuación:

  • Personas: No solo que personas físicas necesitamos para lograr el objetivo, sino también qué conocimientos necesitan, como vamos a comprobar que los tienen y en caso de no tenerlos como vamos formarles, quién se va a encargar. Conoce todo el personal que participa en el proceso la importancia de su trabajo para lograr el objetivo, remamos todos en el mismo barco hacia la misma dirección.
  • Materiales: Qué materia prima necesitamos para lograr el objetivo, quién la va comprar, quién la va a suministrar, cuando la vamos a necesitar, qué vías alternativas tenemos en caso de que el suministrador principal falle.Qué otros suministros auxiliares podemos necesitar.
  • Herramientas: Qué máquinas necesitamos, no solo a nivel de producción, sino también de software, API´S, etc. Qué ocurre si se produce en fallo, quién se encarga del mantenimiento y de las averías.
  • Infraestructura: Dónde lo vamos a realizar, necesitamos una nave, una oficina, necesitamos un sistema de comunicaciones por carretera especial, hay que enviar el material en barco… Necesitamos una cantidad de luz necesaria en puesto de trabajo, hay que hacerlo al aire libre…
  • Método: Cómo lo vamos ha realizar, cual es el procedimiento, que instrucciones técnicas necesito. Son necesarios planos de montaje, etc. Estamos sujetos a alguna reglamentación oficial. Cómo actuar ante un problema.
  • Medición: Qué sistema de medición vamos a implementar para medir la evolución del objetivo, quién lo va a medir, quién lo va a revisar, con que periodicidad, como se van a comunicar los resultados. Cómo vamos a medir la satisfacción del cliente, tanto interno como externo.
  • Otros procesos relacionados: Quién es nuestro proveedor interno/externo, le hemos trasmitido nuestras necesidades. Quién es nuestro cliente interno/externo, conocemos sus necesidades.

También es interesante, siempre que sea posible, considerar otros aspectos, como por ejemplo, tener controlados o por lo menos identificados que posibles riesgos tenemos, un “plan b”, etc.

Si nos damos cuenta lo que estamos haciendo es un “plan de acción”.

HACER

Llega el momento de hacer, pero no de hacer lo que creamos conveniente o lo que nos gustaría, es el momento de ejecutar lo que hemos planificado que vamos ha hacer.

Este paso lo relacionamos con la “eficiencia”, en función del desempeño de cada persona optimizaremos recursos.

Con una buena planificación es más probable “hacerlo bien a la primera”

COMPROBAR

En este paso y de forma periódica evaluamos los datos de control planificados y recogidos en la fase de “Hacer”, previamente trasladados al sistema o sistemas de control definidos previamente (Cuadro de Mando, Autocontrol, Auditoría Interna …) .

En este punto detectaremos las desviaciones hacia la consecución de los objetivos. Es el momento de poner soluciones, de corregir estas desviaciones, pero desde un punto de vista constructivo, trabajando en equipo, aportando, no buscando culpables.

Este punto está relacionado con las acciones correctivas

Pero también vamos a obtener información sobre posibles riesgos y tendencias, es el momento de actuar para que no ocurra lo que no queremos, es el momento de las acciones preventivas.

Y finalmente obtendremos otra información muy valiosa, sabremos cuales son nuestros puntos fuertes y que opina nuestros clientes.

Es el momento de registrar toda esta información para reforzar conductas y obtener inputs para la mejora que se detalla en el punto siguiente.

Y fundamental, hay que comunicar a todo el personal implicado los resultados tanto positivos como negativos. “No puedo mejorar si no se que estoy haciendo algo de forma incorrecta”.

ACTUAR

Llegados a este punto podemos decir que tenemos el proceso controlado.

Este es el punto de la mejora, el punto que más valor añadido aporta.

Es el momento de evaluar, de revisar, de optimizar, de aplicar lo aprendido.

Asociamos este paso con las acciones de mejora y la siguiente planificación.

¿Y ahora qué?

Una vez hemos dado la primera vuelta, volvemos a empezar el ciclo, es decir, volvemos a planificar, pero con un matiz, hemos adquirido experiencia, sabemos donde hemos fallado y como lo hemos corregido, conocemos nuestros puntos fuertes y la opinión del cliente, los recursos pueden haber cambiado, puede existir una nueva tecnología, etc.

¿Hasta cuando?

Siempre, continuamente, hacia la calidad total, hacia la excelencia.

Hasta aquí esta pequeña introducción al Ciclo PDCA; os animo a investigar sobre este tema, os aseguro que los beneficios para la gestión son realmente interesantes.

¿Qué opinas? Deja tu comentario, entre todos seguro que llegamos a conclusiones interesantes.

Gracias por leerme.

Un saludo.

Creative Commons License

PDCA, un modelo de gestión” ha sido escrito por Pedro Muro para www.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.

20 Comentarios

  1. […] This post was mentioned on Twitter by Idasa Aranda, S.L, Pedro Muro. Pedro Muro said: Publicado "PDCA, un modelo de gestión", http://bit.ly/9EFBKV […]

  2. Jesús Mª Cañada dice:

    El ciclo PDCA es muy conocido pero ¿Cuantas veces lo ponemos en práctica de forma correcta? Yo no voy a tirar la primera piedra… Leer este artículo nos anima a intentarlo una vez más. Ahora tenemos el reto de trazar nuestra estrategia comercial y ponerla en marcha, lo vamos a intentar.

    • Pedro Muro dice:

      Hola Jesús,
      Gracias por tu comentario.
      La clave como bien dices no es ponerlo en práctica, sino sacarle todo el “jugo”.
      Animo con la puesta en marcha dentro de la estrategia comercial, conociendo vuestra profesionalidad estoy seguro que hareis lo correcto.
      Un abrazo.

  3. Jose M. Bautista dice:

    Me parece excelente el articulo, muy bien desglosado la forma en que se debe utilizar el PDCA, ahora mi pregunta es: ¿en mi departemento, que es el de mantenimiento, para qué me puede servir aplicar el PDCA?

    • Pedro Muro dice:

      Hola José Mª,

      Antes de nada muchas gracias por el comentario.
      Como ponerte un ejemplo en un comentario es un poco largo, te adjunto un fichero en el verás un ejemplo de como desarrollar PDCA para mantenimiento.
      Ejemplo de PDCA.
      Gracias por leerme.
      Un abrazo

  4. PDCA dice:

    Me puede encontrarme en lo que dices acerca de que el éxito depende en gran medida la fase de planificación, pero las otras fases no debe ser nivelado. Sin embargo, muchas organizaciones hacen, pero lo que (sin plan), o tienen planes pendientes (pero la ejecución no lo es). Dicho sea de paso un buen plan debe incluir objetivos específicos, por no mencionar las normas de SMART.

    • Pedro Muro dice:

      Gracias por tu comentario,

      Creo que el fracaso de muchos planes es la falta o escasa planificación.
      Lo realmente importante es obtener los resultados deseados, pero sin la adecuada planificación solo habrá un resultado: FRACASO.

      Un saludo

  5. Christian Bagnado dice:

    Hola Pedro, es un placer saludarlo desde Argentina!!!, ante todo felicitaciones y quiero comentarte que lo descubrí desde el buscador, te comento que trabajo en un Laboratorio, soy encargado del sector de Acondicionamiento de productos medicinales de esa empresa y estoy iniciándome, empapándome en las normas ISO para poder perfeccionarme dentro de la misma y tuve mi primer examen el cual me saca un 10 y justo uno de los temas es sobre este comentario…

    me gusta mucho este blog, asi que me verás más seguido..

    Cordialmente Christian Bagnado desde Argentina

  6. Christian Bagnado dice:

    Pedro, estoy ahora con el tema de la EXCLUSIÓN,…
    Mi pregunta es, cuando se excluye los requisitos de un SGC ???
    en una organización….

    • Pedro Muro dice:

      Hola Chistian,
      Gracias por tu comentario.
      En principio no se hacen exclusiones en el SGC, únicamente existe esa posiblidad en apartados del punto 7 y siempre que no afecten a la calidad del producto.
      Por ejemplo, una empresa de dsitribución podría excluir el apartado de diseño (siempre hay que ver el caso, estoy generalizando).
      Un abrazo.

  7. Christian Bagnado dice:

    Pedro, tengo muchas duda,
    1º_ es posible que se pueda certificar solamente un proceso dentro de la empresa o se debe certificar todos los procesos de la organización????

    2ª_ por ejemplo, si el Laboratorio donde trabajo, quiere alcanzar la certificación, deberá auditarla externamente?, osea, el de Garantía de Calidad del laboratorio solo podrá intervenir o auditar para realizar acciones correctivas según las normas o exigencias de la empresa???

    • Pedro Muro dice:

      Hola Chistian,
      Gracias por tu comentario.
      1º- Bajo ISO 9001:2008 no se puede certificar un sólo proceso, se certifica toda la empresa.
      2º- Para conseguir la certificación siempre ha de realizar la auditoria un organimo externo autorizado.
      3º- El de Garantia de Calidad puede realizar las auditorias internas siempre que no afecten a su area de trabajo, es decir, no se puede auditar a si mismo. Mi recomendación es hacer auditorias internas orientadas a buscar la mejora, lo que aporta valor, a avanzar, no solo a ver que falla.

      Un abrazo.

  8. Christian Bagnado dice:

    Hola Pedro, molesto nuevamente jajaja , otra consulta, se acuerda que estoy estudiando las normas? bueno, el tema es el siguiente : 5. RESPONSABILIDD DE LA DIRECCIÓN
    5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
    El dueño o la alta dirección del laboratorio puede LIDERAR el Sistema de Gestión de Calidad?

    Gracias Pedro por tanta experiencia, me ayuda bastante en mi meta…

    Cordialmente Christian Bagnado

    • Pedro Muro dice:

      Hola Christian,
      No es que pueda, es que DEBE liderar el sistema de gestión de calidad.
      Si el no es del primer implicado el sistema fracasará.
      Otra cosa diferente es que lo gestione, es decir, el dia a dia, esa no es su minión, lo delega en el Responsable de Calidad.
      Un abrazo.

  9. Felix Castillo dice:

    Buenas noches Pedro, me parece muy bueno esta iniciativa de compartir este tipo de informacion ya que es una manera de enrriquecer los conocimientos, el Cilco PDCA es muy importante para gestion de las empresas, en el caso de la empresa que liderizo, estamos aplicandolo para la solucion de problemas en el area de mantenimiento y produccion, sin embargo hemos encontrado mucha resistencia de parte del personal Supervisorio y Jefes de Produccion, segun tu experiencia que sugieres, para iniciar su aplicacion y vencer esta resistencia.

    • Pedro Muro dice:

      Hola Felix,
      Gracias por tu comentario.
      Respecto a las personas resistentes, siempre hago lo mismo:
      Primero les explico detalladamente en que consiste, y despues les invito a formar parte del proyecto, de forma que puedan vivirlo desde dentro y aportar sus ideas.
      Te aseguro que funciona.
      Un abrazo.

  10. CRISTIAN dice:

    me podrias dar un ejemplo de como aplicar el PDCA..Y ENVIARMELO AL CORREO POR FAVOR, SOY CRISTIAN DE COSTA RICA.! EN SUS 4 ETAPAS.

  11. Joel dice:

    Saludos…
    Existe algun parametro de cantidad de personal para integrar el departamento de Gestion de la Calidad en una empresa de tipo Mediana ? o CUal podria ser el organigrama ideal para este departamento en una empresa Manufacturera? (Al rededor de 800 personas).

    • Pedro Muro dice:

      Saludos,
      No existe ningún parámetro.
      Lo que yo hago es analizar el trabajo a realizar, quien lo va a realizar y montar la estructura en función del mismo.
      Un abrazo
      Pedro


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